Lembang, FajarNews– Arsip sering dibutuhkan dan dipakai dalam bidang manajemen serta administrasi. Arsip sangatlah penting karena mencakup dokumen atau catatan sejarah. Untuk itulah Balai Besar Perluasan Kesempatan Kerja (BBPKK) Bandung Barat bersama Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) memusnakan arsip sebanyak 372 box. Arsip tersebut sejak tahun 2009 hingga 2015. Pemusnahan arsip tersebut dilakukan secara simbolis di kantor BBPKK Lembang dan selanjutnya seluruh arsip yang tidak ada nilai guna itu akan dimusnakan oleh pihak PT Indiarsip Kertas Karya Sentosa di Cileunyi Kab Bandung Barat.
Kepala BBPKK Bandung Barat, Tuti Hariyanti mengatakan penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan.
“Jadi pemusnahan arsip itu tidak sekedar mengurangi jumlah arsip. Tetapi juga adalah menjaga keamanan informasi dari penyalahgunaan dari pihak yang tidak bertanggungjawab, bahkan sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna yaitu yang mengandung nilai guna kebuntian dan informasi,” kata Tuti Hariyanti saat memusnakan arsip itu di Kantor BBPKK Lembang, Selasa, (22/08/23).
Turut mendampingi pemusnahan arsip itu perwakilan Biro Umum Kemnaker, Edi Tugiono, perwakilan Sesditjen Binapenta dan PKK Kemnaker, Nur Imanuddin, perwakilan BBPKK Bandung Barat Dini Antari Widyaningsih, perwakilan Biro Hukum Kemnaker Jan Parlindungan, perwakilan Sekretaris Inspektorat Kemnaker Raysha Primita dan perwakilan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Endang Radiyani.
Tuti Hariyanti menjelaskan dasar hukum pelaksanaan pemusnahan arsip itu adalah Undang-Undang No 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah (PP) No 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang tersebut.
Ia menyebutkan BBPKK Bandung Barat merupakan salah satu unit Kearsipan III di lingkungan Kemnaker dan baru pertama kali ini melaksanakan pemusnahan arsip. Pelaksanaan pemusnahan ini kata mantan Kepala Balai Pelatihan Vokasi Produktivitas Samarinda itu melanjutkan berpedoman kepada Kepmen No 1/108UM 00 05/VII/2023 Tentang Pemusnahan Arsip dan Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) No B-KN 00 01/158/2023 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip.
Seluruh arsip yang dimusnakan itu kata Tuti menambahkan merupakan arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunaan karena telah melampaui jangka waktu penyimpanan sesuai jadwal retensi arsip. Pemusnahan itu juga berdasarkan penilaian dari tim penilai arsip.
“Arsip yang dimusnakan ini merupakan arsip inaktif dari tahun 2009 hingga 2015 lalu jumlahnya ada sebanyak 372 box. Untuk memusnahkan arsip ini kami bekerjasama dengan perusahaan swasta yang bergerak di bidang jasa pemusnahan dan seluruh arsip itu akan dimusnahkan dengan cara pencacahan,” paparnya.
Sementara itu perwakilan ANRI, Endang Radiyani menilai Kemnaker telah tertib melaksanakan sistem kearsipan. Oleh karena itu, pihaknya akan terus mendorong dan sekaligus melakukan pendampingan untuk menjamin keutuhan ketersediaan arsip dan melakukan efesiensi. “Jadi semua lembaga pemerintah dan swasta perlu menciptakan pengelolaan kearsipan. Untuk itulah kami tengah menggalakan akuisisi arsip di semua lembaga pemerintah dan swasta agar pengelolaan kearsipan dapat lebih baik,” ujarnya.
Ia mengatakan penyusutan kearsipan ada tiga jenis, yakni, pemindahan, pemusnahan dan penyerahan. Pemindahan itu katanya masuk dalam katagori dinamis, kemudian pemusnahan masuk katagori yang non aktif dan tidak berguna serta penyerahan masuk dalan katagori arsip nasional. Tujuannya adalah untuk efesiensi dan efektifitas administrasi.
“Kalau arsip ini tidak dimusnakan maja dapat dipastikan akan terjadi prlebunpukan salam gedung tang menimbulkan ketidakefektufan pemakaian tempat atau ruangan. Jadi pemusnahan arsip ini juga akan mengurangi pemakaian kertas dikemudian,” kata Endang. (Rob).
